Аутсорсинг – довольно удобная услуга, заключающаяся в передаче всех или части работ от одной компании к другой. Данная услуга довольно эффективно применяется в закупках и носит при этом название «тендерный аутсорсинг». О том, что именно он собой представляет, и в чем он заключается, сегодня и пойдет речь.
Что такое тендерный аутсорсинг?
Тендерный аутсорсинг представляет собой делегирование сторонней компании полного объема или части работ по участию в государственных или коммерческих тендерах.
Особенно полезен тендерный аутсорсинг организациям, желающим увеличить сбыт собственной продукции или объем оказываемых услуг, а также не имеющим опыта участия в закупках.
Отзывы: плюсы и минусы
Основным преимуществом тендерного аутсорсинга можно назвать профессиональный опыт сотрудников аутсорсинговой фирмы, который позволяет:
- выполнять поставленные задачи максимально корректно и эффективно;
- уменьшить отрицательные последствия участия в торгах;
- учесть и предусмотреть все возможные риски и особенности участия в тендерах;
- разрешать сложные ситуации, связанные с проведением закупок, в кратчайшие сроки.
В то же время услуга не лишена недостатков – привлечение к работе сторонних специалистов не дает никаких гарантий победы в конкретном конкурсе, при этом оплатить предоставленную услугу все равно придется.
Виды
Полный и частичный
В зависимости от номенклатуры предоставляемых услуг специалисты выделяют два вида тендерного аутсорсинга:
- полный;
- частичный.
Полный аутсорсинг подразумевает создание из штата компании-подрядчика временного отдела, выполняющего весь цикл услуг: начиная поиском тендеров и подготовкой заявок, заканчивая подачей апелляций в случае возникновения спорных ситуаций. В подавляющем большинстве случаев такое сотрудничество носит кратковременный характер.
Оплата работ в таком случае выполняется по факту исполнения оговоренных обязательств.
Как работает тендерный аутсорсинг?
Функции аутсорсера – компании-подрядчика – полностью зависит от того, какой набор услуг будет выбран. Сотрудники аутсорсинговой компании могут полностью организовать участие в тендере, а именно:
- оформить электронную цифровую печать;
- пройти аккредитацию на ЭТП;
- подобрать тендер по заданным критериям;
- проконтролировать движение денежных средств на ЭТП;
- вовремя переоформить ЭЦП, если истечет ее срок действия.
Алгоритм работы сотрудников аутсорсингового тендерного отдела выглядит следующим образом:
- проводится полный мониторинг конкурентоспособности фирмы для участия в конкретном конкурсе;
- осуществляется подбор необходимого лота;
- согласовываются дальнейшие действия с руководством компании или ответственным за тендерное направление;
- оказываются все указанные в договоре услуги в оговоренном порядке.
Важно: Для делегирования каких-либо задач (в том числе подготовки и участия в закупках) между сторонами заключается договор аукционной оферты с оформлением всей необходимой сопутствующей документации (доверенностей и прочего).
Как выбрать компанию для аутсорсинга закупок?
При выборе аутсорсинговой компании следует понимать, что аутсорсер – не гарантия победы в торгах, а лишь инструмент, который позволяет существенно упростить процедуру участия в торгах.
Специалисты настоятельно рекомендуют при выборе аутсорсера руководствоваться следующими рекомендациями:
- Перед заключением договора с аутсорсером необходимо изучить рынок поставляемых товаров или услуг с целью определения уровня спроса. Для этого нужно запросить у аутсорсинговой компании отчет или результат мониторинга рынка за предыдущий отчетный период в нужной области и проанализировать такие данные, как: средний чек, объем закупок и частота конкурсов. На основе полученных данных следует произвести расчет возможной прибыли и убытков, а также оценить рентабельность участия в закупках и найма сторонней организации.
- Перед подписанием договора необходимо тщательно проанализировать предложения нескольких компаний, предлагающих аутсорсинговые услуги. Следует произвести мониторинг объема выигранных контрактов за предыдущий отчетный период и найти отзывы реальных клиентов.
- Нужно обратить внимание на стоимость оказываемых услуг. Важно понимать, что качество всегда будет дорого оцениваться. Именно поэтому ориентироваться на низкие цены нельзя, так как это может означать или непрофессионализм сотрудников, или недобросовестность компании.
- Нельзя доверять компании, гарантирующей стопроцентную победу в тендере, так как обещать такое аутсорсеры могут только либо с целью обмана, либо при наличии коррупционной составляющей. В обоих случаях сотрудничество с такой фирмой обернется серьезными проблемами.
Сколько стоит аутсорсинг тендерного отдела?
Система оплаты у разных компаний может существенно отличаться.
К примеру, часть организаций предпочитает фиксированную оплату каждой выполненной услуги.
В таком случае каждая отдельная услуга будет стоить в районе одной тысячи рублей. К таким услугам относятся:
- подбор тендеров по заданным параметрам;
- подача заявки на ЭТП;
- проведение процедуры торгов;
- подписание контракта;
- настройка рабочего места;
- аккредитация на ЭТП.
Подготовка заявки на участие в любом виде закупки обойдется, в среднем, в три тысячи рублей.
Таким образом, тендерный аутсорсинг может быть особенно полезен неопытным организациям или компаниям, желающим расширить объемы собственных продаж. Однако важно помнить, что подходить к выбору аутсорсинговой компании необходимо максимально ответственно, ведь именно от профессионализма аутсорсера зависит корректность и эффективность выполняемых задач.
