Отдел закупок – одно из важнейших подразделений множества предприятий, особенно если речь идет об организациях, принимающих участие в коммерческих и государственных тендерах. О том, что собой представляет отдел закупок в таких компаниях, и чем он занимается, сегодня и пойдет речь.
Чем занимается отдел закупок?
Функции и задачи
В случаях, когда речь идет об участниках коммерческих и государственных торгов, отдел закупок зачастую называют тендерным отделом.
Основными задачами отдела закупок заключаются в:
- обеспечении участия организации в торгах;
- участии в формировании и поддержании имиджа организации;
- привлечении новых клиентов и контрактом через систему тендеров.
Основные функции тендерных отделов представляют собой:
- подготовку необходимой документации и оформление электронной подписи;
- аккредитацию и переаккредитацию на федеральных или коммерческих ЭТП;
- настройку необходимого ПО для участия в аукционах;
- поиск необходимой информации о проводимых тендерах согласно специфике учреждения;
- изучение и анализ документов, технического задания;
- мониторинг итогов предыдущих торгов;
- анализ конкурентной среды;
- согласование ключевых моментов участия в закупке с вышестоящим руководством;
- подготовку документации, заполнение форм и подачу заявок;
- изучение законодательства в рамках проведения торгов;
- получение необходимых выписок и справок, их нотариальное заверение;
- взаимодействие с поставщиками (если компания является посредником);
- взаимодействие с финансовыми организациями на предмет получения тендерных займов и банковских гарантий;
- непосредственное участие в закупках;
- подготовка запросов на разъяснение документации;
- взаимодействие с организаторами закупок;
- отслеживание корректировок в извещениях о проводимых торгах;
- отслеживание результатов закупок;
- составление необходимых исков и жалоб для защиты интересов компании;
- заключение контрактов.
Структура
Структура тендерного отдела зависит, как правило, от масштабов компании и объемов работы, однако наиболее часто встречается следующая структура отдела закупок:
- руководитель отдела — связующее звено между отделом закупок и другими отделами организации, контролирует работу всего отдела;
- специалист по мониторингу и аналитике — занимается поиском информации и анализом завершенных торгов;
- специалист по торгам — занимается аккредитацией, настройкой рабочего места и подготовкой заявок, непосредственно участвует в торгах;
- юрист — отвечает за юридическую сторону оформления документации, представляет интересы организации в суде и контролирующих органах;
- курьер — занимается доставкой документов на бумажном носителе по адресу организатора торгов.
Какие KPI у отдела закупок?
В силу специфики работы показателями KPI у отдела закупок являются не только количественные (экономические), но и качественные параметры. Качественными параметрами в данном случае являются такие показатели деловой активности отдела, как:
- своевременность всех расчетов;
- своевременность выполнения поставленных задач;
- мониторинг и анализ цен конкурентов;
- качественное пополнение складских запасов.
При этом наиболее популярными системами оплаты являются:
- фиксированная оплата (оклад);
- оплата за результат:
- оклад + процент от суммы выигранных тендеров;
- оклад + фиксированная плата за выполнение плана;
- процент от суммы выигранных торгов;
- фиксированная плата за каждую допущенную заявку.
Положение об отделе закупок по 44-ФЗ: образец
Ознакомиться с примерами положения об отделе закупок в рамках 44-ФЗ можно по ссылке https://yadi.sk/i/GpJboAT93KxGTR или https://yadi.sk/i/zay1OwLh3KxGUB.
Руководитель отдела закупок и его обязанности
Руководитель отдела закупок представляет собой своеобразное связующее звено между собственным отделом и другими подразделениями компании. Основными обязанностями руководителя является координация и контроль работы сотрудников, а также согласование финансовых и технических вопросов участия в торгах с высшим руководством.
Полный список обязанностей руководителя тендерного отдела гораздо шире и включает в себя, как правило:
- мониторинг объявлений о закупках;
- согласование участия в торгах с вышестоящим руководством;
- анализ участия в торгах конкурентов;
- участие в составлении запросов на дачу разъяснений положений документации;
- планирование деятельности сотрудников отдела;
- контроль подготовки предложений по тендерам и графиков выполнения работ;
- определение сроков предоставления документации специалистами организации в тендерный отдел;
- контроль подготовки комплектов документов на тендеры;
- участие в заполнении форм документации согласно закупочной документации;
- подготовка пакетов документов по особенно важным торгам;
- контроль отправки документации на тендеры;
- составление отчетной документации;
- информирование юридического отдела о необходимости предоставления финансового обеспечения и о сроках предоставления подтверждающих документов;
- предоставление необходимых сведений в бухгалтерию;
- отслеживание изменений в законодательстве в рамках проведения торгов;
- руководство деятельностью подчиненных;
- предоставление предложений о поощрении или депремировании сотрудников отдела;
- содействие повышению квалификации сотрудников отдела.
Должностная инструкция
Скачать должностную инструкцию руководителя отдела закупок можно здесь: https://yadi.sk/i/biE8pg1m3KxGZ4.
Сколько зарабатывает: зарплата
На заработную плату руководителя тендерного отдела влияет множество факторов, в том числе его опыт работы, квалификация, а также масштабы компании.
Чем занимается специалист тендерного отдела
Обязанности
Обязанности специалиста тендерного отдела могут быть возложены как на одного сотрудника, так и разделены между несколькими – в зависимости от объема работ и масштабов фирмы. Основные обязанности тендерного специалиста заключаются в:
- участии в проведении мониторинга объявлений о закупках;
- подготовке комплекта документов согласно установленным требованиям;
- оформлении предложений;
- получении финансовых данных и отчетности в бухгалтерии;
- получении справок и необходимых документов в госструктукрах;
- заполнении форм документов по поручению руководителя;
- формировании пакета документов, входящего в тендерную заявку;
- организации отправки документов на тендеры;
- контроле получения отправленной документации Заказчиком;
- выполнении курьерской функции в случае возникновения необходимости;
- структуризации сведений о торгах на бумажных и электронных носителях;
- подготовке ответов на письма и запросы в рамках собственной компетенции;
- выполнении поручений руководителя в сфере своей компетенции.
Должностная инструкция менеджера отдела закупок
Для того чтобы скачать пример должностной инструкции тендерного специалиста, необходимо перейти по ссылке https://yadi.sk/i/sWtD0ctg3KxGj7.
Сколько зарабатывает: зарплата
В подавляющем большинстве случаев заработная плата специалиста тендерного отдела является сдельной: сотрудник получает фиксированный оклад и вознаграждение по итогам проведенной работы. Именно поэтому оплата труда тендерных специалистов из разных компаний может сильно отличаться.
Как определить, нужен ли компании тендерный отдел?
Основным признаком необходимости создания тендерного отдела является намерение компании участвовать в тендерах на постоянной основе. При этом создавать сразу большой отдел – серьезная ошибка, ведь если компания не планирует делать участие в закупках основным источником доходов, то одного-двух специалистов будет более чем достаточно.
Поручать при этом работу с тендерами непрофессиональным сотрудникам (бухгалтеру, юристу или секретарю) в качестве дополнительной нагрузки не стоит – в таком случае работа будет выполняться совершенно неэффективно и желаемого результата не принесет.
Однако если масштабы организации и планы руководящего состава подразумевают серьезные объемы работы и систематическое заключение контрактов с помощью тендеров, то потребуется создание полноценного отдела, в обязанности которого будет входить полное ведение закупки – от поиска торгов до заключения контракта. Кроме этого, тендерный отдел должен будет тесно взаимодействовать и с другими подразделениями организации, поэтому подбирать персонал следует особенно тщательно.
