Офис-менеджер – должность, которая есть в большинстве компаний. Обязанностей у такого сотрудника немало, и от его деятельности во многом зависит нормальный рабочий процесс в организации.

Из этой статьи можно узнать, что из себя представляет должностная инструкция офис-менеджера, и какие пункты она должна содержать.

Должностная инструкция офис-менеджера

Как составить: общие положения

В каждой должностной инструкции должен быть раздел «Общие положения». В нем указывается следующая информация:

  • к какой из категорий относится работник;
  • кому из руководителей он непосредственно подчинен;
  • какое образование и опыт работы необходимы;
  • кто назначает специалиста и освобождает его от должности;
  • какие знаниями должен обладать;
  • какими нормативными актами должен руководствоваться в работе.
Офис-менеджер организации или предприятия принадлежит к категории специалистов, осуществляющих документационное и организационное обеспечение деятельности компании. Он назначается и снимается с должности приказом руководителя юридического лица.

Как правило, такому специалисту требуется начальное профессиональное или высшее образование. Требования к стажу могут отсутствовать, но в ряде компаний предпочитают принимать людей с опытом работы от одного-двух лет.

Чтобы качественно и эффективно выполнять собственную работу, офис-менеджер обязан знать:

  • правила техники безопасности и охраны труда;
  • требования, которые предъявляются к рабочему месту и качеству работы;
  • правила организации и ведения документооборота;
  • основы управления, экономики и организации труда;
  • персонал, организационную структуру и штатное расписание фирмы;
  • функциональные обязанности административных сотрудников;
  • основы этики и психологии взаимоотношений в коллективе;
  • правила работы с оргтехникой.

Таким образом, для работы офис-менеджеру требуются как общие, так и специальные знания, без которых он не сможет выполнять свои обязанности. Чаще всего он находится в непосредственном подчинении руководителя организации или предприятия. Его замещение в период отпуска или болезни может быть поручено любому другому уполномоченному лицу.

Кроме того, должностная инструкция офисного специалиста закрепляет его должностные права, обязанности и ответственность.

Должностные обязанности: на что имеет право офис-менеджер и его ответственность

Стандартные должностные обязанности офис-менеджера включают в себя:

  • обеспечение компании расходными материалами, канцелярскими принадлежностями и другими товарами, необходимыми для ее нормальной работы;
  • учет и организацию хранения этих материалов;
  • поддержание порядка и чистоты в офисе;
  • ведение документооборота;
  • контроль исполнения приказов и распоряжений руководства.
  • обеспечение взаимодействия между работниками и управленческим аппаратом;
  • поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
  • контроль за соблюдением всеми сотрудниками правил охраны труда, противопожарной защиты и техники безопасности.
  • внесение предложений по улучшению работы офиса.

При этом менеджер офиса имеет право на:

  • требование от руководства обеспечений нормальных условий труда;
  • своевременное получение вознаграждения за свой труд;
  • запрос и получение необходимых документов, материалов и разъяснений, относящихся к его деятельности;
  • оперативное ознакомление с распоряжениями и приказами руководителя компании, а также ее подразделений;
  • получение информации об изменениях, касающихся деятельности предприятия.

Отдельным пунктом следует обозначить зону ответственности работника. Как и любой другой сотрудник офис-менеджер несет ответственность за:

  • неисполнение или недобросовестное исполнение своих обязанностей;
  • совершение противоправных действий;
  • нарушение правил распорядка и порчу имущества заведения;
  • неправомерное использование служебных полномочий, которые ему предоставлены.
С должностной инструкцией менеджер офиса должен быть ознакомлен под роспись.

Образцы должностной инструкции офис-менеджера

Типовая инструкция

Скачать образец типовой инструкции офис-менеджера вы можете здесь: https://yadi.sk/i/X4VSiR8r3TgLuU

dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera001

С функциями секретаря

Чтобы найти документ, подходящий для сотрудника с функциями секретаря, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/XwoOy8et3TgM8G

dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera002

Офис-менеджера ООО

По следующей ссылке вы найдете должностную инструкцию работника ООО: https://yadi.sk/i/QfRSbHAn3TgMGq

dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera003

В заключение хотелось бы отметить, что из-за некачественной работы офис-менеджера может встать работа всей организации, поэтому к составлению должностной инструкции данного сотрудника необходимо подходить с особой ответственностью, стараясь расписать весь его функционал максимально подробно.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82