Офис-менеджер – должность, которая есть в большинстве компаний. Обязанностей у такого сотрудника немало, и от его деятельности во многом зависит нормальный рабочий процесс в организации.
Из этой статьи можно узнать, что из себя представляет должностная инструкция офис-менеджера, и какие пункты она должна содержать.
Как составить: общие положения
В каждой должностной инструкции должен быть раздел «Общие положения». В нем указывается следующая информация:
- к какой из категорий относится работник;
- кому из руководителей он непосредственно подчинен;
- какое образование и опыт работы необходимы;
- кто назначает специалиста и освобождает его от должности;
- какие знаниями должен обладать;
- какими нормативными актами должен руководствоваться в работе.
Как правило, такому специалисту требуется начальное профессиональное или высшее образование. Требования к стажу могут отсутствовать, но в ряде компаний предпочитают принимать людей с опытом работы от одного-двух лет.
Чтобы качественно и эффективно выполнять собственную работу, офис-менеджер обязан знать:
- правила техники безопасности и охраны труда;
- требования, которые предъявляются к рабочему месту и качеству работы;
- правила организации и ведения документооборота;
- основы управления, экономики и организации труда;
- персонал, организационную структуру и штатное расписание фирмы;
- функциональные обязанности административных сотрудников;
- основы этики и психологии взаимоотношений в коллективе;
- правила работы с оргтехникой.
Таким образом, для работы офис-менеджеру требуются как общие, так и специальные знания, без которых он не сможет выполнять свои обязанности. Чаще всего он находится в непосредственном подчинении руководителя организации или предприятия. Его замещение в период отпуска или болезни может быть поручено любому другому уполномоченному лицу.
Кроме того, должностная инструкция офисного специалиста закрепляет его должностные права, обязанности и ответственность.
Должностные обязанности: на что имеет право офис-менеджер и его ответственность
Стандартные должностные обязанности офис-менеджера включают в себя:
- обеспечение компании расходными материалами, канцелярскими принадлежностями и другими товарами, необходимыми для ее нормальной работы;
- учет и организацию хранения этих материалов;
- поддержание порядка и чистоты в офисе;
- ведение документооборота;
- контроль исполнения приказов и распоряжений руководства.
- обеспечение взаимодействия между работниками и управленческим аппаратом;
- поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
- контроль за соблюдением всеми сотрудниками правил охраны труда, противопожарной защиты и техники безопасности.
- внесение предложений по улучшению работы офиса.
При этом менеджер офиса имеет право на:
- требование от руководства обеспечений нормальных условий труда;
- своевременное получение вознаграждения за свой труд;
- запрос и получение необходимых документов, материалов и разъяснений, относящихся к его деятельности;
- оперативное ознакомление с распоряжениями и приказами руководителя компании, а также ее подразделений;
- получение информации об изменениях, касающихся деятельности предприятия.
Отдельным пунктом следует обозначить зону ответственности работника. Как и любой другой сотрудник офис-менеджер несет ответственность за:
- неисполнение или недобросовестное исполнение своих обязанностей;
- совершение противоправных действий;
- нарушение правил распорядка и порчу имущества заведения;
- неправомерное использование служебных полномочий, которые ему предоставлены.
Образцы должностной инструкции офис-менеджера
Типовая инструкция
Скачать образец типовой инструкции офис-менеджера вы можете здесь: https://yadi.sk/i/X4VSiR8r3TgLuU
С функциями секретаря
Чтобы найти документ, подходящий для сотрудника с функциями секретаря, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/XwoOy8et3TgM8G
Офис-менеджера ООО
По следующей ссылке вы найдете должностную инструкцию работника ООО: https://yadi.sk/i/QfRSbHAn3TgMGq
В заключение хотелось бы отметить, что из-за некачественной работы офис-менеджера может встать работа всей организации, поэтому к составлению должностной инструкции данного сотрудника необходимо подходить с особой ответственностью, стараясь расписать весь его функционал максимально подробно.
