Должностная инструкция – важнейший документ, определяющий трудовые функции, права и ответственность работника. Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.

В этой статье мы расскажем, что собой представляет должностная инструкция документоведа, а также приведем несколько готовых примеров типовой документации.

Должностная инструкция документоведа

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику.

Первым делом указывается, к какой категории работников документовед относится (к специалистам), а также каким образованием и опытом работы он должен обладать.

Также от документоведа обычно требуется знание:

  • Конституции РФ;
  • законодательства РФ по вопросам выполняемых функций;
  • основ трудового и административного законодательства;
  • внутренней документации предприятия;
  • основных положений единой государственной системы делопроизводства;
  • стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
  • правил эксплуатации вычислительной техники;
  • порядка оформления, классификации хранения и экспертизы ценности документации;
  • порядка осуществления контроля над исполнением документов;
  • требований к обращению с внутренними, исходящими и входящими документами;
  • требований к отчетности и документам планирования по вопросам деятельности подразделения;
  • организации архивного дела;
  • правил и норм охраны труда;
  • правил пожарной безопасности;
  • культуры общения и служебной этики.

Руководствоваться в своей деятельности документовед должен действующим законодательством страны и внутренней документацией учреждения, в том числе собственной должностной инструкцией и распоряжениями руководства.

Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.

В конце раздела указывается, какое уполномоченное лицо исполняет обязанности документоведа во время его отсутствия на рабочем месте.

Должностные обязанности: на что имеет право документовед и его ответственность

Стандартные трудовые функции документоведа заключаются в:

  • ведении делопроизводства организации в соответствии с регламентирующей документацией;
  • обеспечении своевременного и качественного выполнения порученных задач в строгом соответствии с установленным порядком работы;
  • рациональном использовании технических, материальных и иных средств в интересах выполнения порученных задач;
  • сохранении от утраты или разглашения документов и сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • регистрации входящей корреспонденции;
  • осуществлении контроля над своевременным исполнением документов;
  • подготовке и сдаче в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, а также составлении описи дел, передаваемых в архив и на списание;
  • обеспечении сохранности проходящих служебных документов;
  • отправлении исполненной документации по исполнителям;
  • осуществлении подготовки документов отчетности и планирования по вопросам деятельности организации;
  • осуществлении печатания и тиражирования служебной документации;
  • оформлении справок, касающихся деятельности предприятия;
  • выполнении иных поручений непосредственного руководителя, отданных в пределах его должностных полномочий;
  • соблюдении трудовой и исполнительной дисциплин, правил пожарной безопасности и охраны труда.

Перечень прав документоведа отражается в соответствующем разделе инструкции и зачастую является типовым. Как правило, сотрудник имеет право:

  • вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию собственной работы и работы организации;
  • запрашивать у других сотрудников предприятия сведения и документы, необходимые для непосредственного выполнения собственных должностных обязанностей;
  • в установленном порядке обжаловать организационно-распорядительные акты учреждения;
  • совершать другие действия, предусмотренные внутренней документацией организации и действующим законодательством РФ.

Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
  • правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
  • причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).
Следует отметить, что работодатель вправе скорректировать текст должностной инструкции в соответствии с собственными представлениями о качественной трудовой деятельности документоведа, однако крайне важно, чтобы законодательству страны данный документ не противоречил.

Образцы должностной инструкции документоведа

Трудовые функции документоведов, работающих в разных организациях, могут несколько различаться, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов инструкций, рассчитанных на сотрудников из разных сфер деятельности.

Типовая инструкция (по профстандарту)

С типовой инструкцией документоведа мы предлагаем вам ознакомиться здесь: https://yadi.sk/d/7qkqOxjF3TWpbc

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda001

В образовательном учреждении

В учреждениях образовательного учреждения действуют документы следующего типа:

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda002

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda003

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda004

Отдела кадров

Для работников отдела кадров действуют должностные инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriRhttps://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriR

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda005

Ведущего

Полномочия ведущего документоведа несколько шире обязанностей и возможностей обычного сотрудника, поэтому и должностная инструкция оформляется несколько иначе:

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda006

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda007

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda008

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda009

1 категории

Пример инструкции документоведа первой категории вы можете скачать по ссылке: https://yadi.sk/d/iL_trbPd3TWskk

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda010

2 категории

Чтобы найти документ, подходящий для специалиста второй категории, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/-6nq5fxI3TWt89

dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda011

Таким образом, от содержания должностной инструкции зависит объем трудовых обязанностей и прав документоведа, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особой ответственностью.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82