Должностная инструкция – важнейший документ, определяющий трудовые функции, права и ответственность работника. Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.
В этой статье мы расскажем, что собой представляет должностная инструкция документоведа, а также приведем несколько готовых примеров типовой документации.
Как составить: общие положения
В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику.
Также от документоведа обычно требуется знание:
- Конституции РФ;
- законодательства РФ по вопросам выполняемых функций;
- основ трудового и административного законодательства;
- внутренней документации предприятия;
- основных положений единой государственной системы делопроизводства;
- стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
- правил эксплуатации вычислительной техники;
- порядка оформления, классификации хранения и экспертизы ценности документации;
- порядка осуществления контроля над исполнением документов;
- требований к обращению с внутренними, исходящими и входящими документами;
- требований к отчетности и документам планирования по вопросам деятельности подразделения;
- организации архивного дела;
- правил и норм охраны труда;
- правил пожарной безопасности;
- культуры общения и служебной этики.
Руководствоваться в своей деятельности документовед должен действующим законодательством страны и внутренней документацией учреждения, в том числе собственной должностной инструкцией и распоряжениями руководства.
Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.
В конце раздела указывается, какое уполномоченное лицо исполняет обязанности документоведа во время его отсутствия на рабочем месте.
Должностные обязанности: на что имеет право документовед и его ответственность
Стандартные трудовые функции документоведа заключаются в:
- ведении делопроизводства организации в соответствии с регламентирующей документацией;
- обеспечении своевременного и качественного выполнения порученных задач в строгом соответствии с установленным порядком работы;
- рациональном использовании технических, материальных и иных средств в интересах выполнения порученных задач;
- сохранении от утраты или разглашения документов и сведений, составляющих коммерческую тайну;
- регистрации входящей корреспонденции;
- осуществлении контроля над своевременным исполнением документов;
- подготовке и сдаче в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, а также составлении описи дел, передаваемых в архив и на списание;
- обеспечении сохранности проходящих служебных документов;
- отправлении исполненной документации по исполнителям;
- осуществлении подготовки документов отчетности и планирования по вопросам деятельности организации;
- осуществлении печатания и тиражирования служебной документации;
- оформлении справок, касающихся деятельности предприятия;
- выполнении иных поручений непосредственного руководителя, отданных в пределах его должностных полномочий;
- соблюдении трудовой и исполнительной дисциплин, правил пожарной безопасности и охраны труда.
Перечень прав документоведа отражается в соответствующем разделе инструкции и зачастую является типовым. Как правило, сотрудник имеет право:
- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию собственной работы и работы организации;
- запрашивать у других сотрудников предприятия сведения и документы, необходимые для непосредственного выполнения собственных должностных обязанностей;
- в установленном порядке обжаловать организационно-распорядительные акты учреждения;
- совершать другие действия, предусмотренные внутренней документацией организации и действующим законодательством РФ.
Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:
- ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
- правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
- причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).
Образцы должностной инструкции документоведа
Трудовые функции документоведов, работающих в разных организациях, могут несколько различаться, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов инструкций, рассчитанных на сотрудников из разных сфер деятельности.
Типовая инструкция (по профстандарту)
С типовой инструкцией документоведа мы предлагаем вам ознакомиться здесь: https://yadi.sk/d/7qkqOxjF3TWpbc
В образовательном учреждении
В учреждениях образовательного учреждения действуют документы следующего типа:
- в школе: https://yadi.sk/d/JruI8-eK3TWpjs
- на кафедре ВУЗа: https://yadi.sk/i/Pv3reSaf3TWq8Ehttps://yadi.sk/i/Pv3reSaf3TWq8E
Отдела кадров
Для работников отдела кадров действуют должностные инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriRhttps://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriR
Ведущего
Полномочия ведущего документоведа несколько шире обязанностей и возможностей обычного сотрудника, поэтому и должностная инструкция оформляется несколько иначе:
- в общем отделе: https://yadi.sk/i/bK4NZDt73TWqsy
- в спортивной школе: https://yadi.sk/d/Hm9wGga83TWr7N
- в ВУЗе: https://yadi.sk/i/bGoUj_r73TWrNp
- в колледже: https://yadi.sk/i/hJX1w6z93TWrWF
1 категории
Пример инструкции документоведа первой категории вы можете скачать по ссылке: https://yadi.sk/d/iL_trbPd3TWskk
2 категории
Чтобы найти документ, подходящий для специалиста второй категории, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/-6nq5fxI3TWt89
Таким образом, от содержания должностной инструкции зависит объем трудовых обязанностей и прав документоведа, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особой ответственностью.
