Три ключевых качества секретаря-референта руководителя – это ответственность, исполнительность и организованность. Эта должность сопряжена с физической и психологической нагрузками, ненормированным рабочим днем и множеством переработок.
О том, как правильно составить должностную инструкцию секретаря-референта, и какие положения в ней следует прописать, мы сегодня и поговорим.
Как составить: общие положения
С помощью должностной инструкции можно сформулировать обязанности, права и ответственность сотрудника. В разделе «Общие положения» указывают следующую информацию:
- порядок назначения на должность;
- квалификационные требования к образованию и стажу;
- перечень необходимых знаний.
Секретарь-референт принимается на работу и увольняется с нее приказом директора компании. При этом на должность назначается лицо, имеющее среднее или высшее образование, с опытом работы от 1 года или без стажа вовсе, но при условии прохождения обучения на специализированных курсах.
Секретарь-референт должен знать:
- структуру предприятия;
- стандарты оформления корреспонденции;
- правила приема, учета и хранения документов;
- деловой этикет и правила делового общения;
- правила охраны труда.
Для успешного выполнения поставленных задач сотрудник должен уметь работать с современной оргтехникой и программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК, а также иметь навыки быстрого письма и чтения.
Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-референт и его ответственность
В данном разделе следует прописать функциональные обязанности секретаря-референта генерального директора, основными из которых являются:
- ведение делопроизводства;
- организация деловых поездок (оформление виз и билетов, бронирование отелей);
- планирование и координация рабочего графика руководителя;
- организация встреч посетителей и VIP-гостей;
- обеспечение телефонных звонков;
- координация получения и отправки корреспонденции;
- осуществление работы по подготовке совещаний и переговоров;
- ведение протоколов заседаний;
- выполнение распоряжений и поручений руководителя.
В третьем разделе необходимо указать права работника, закрепленные законодательством РФ и указанные в коллективном договоре компании. Так, секретарь-референт руководителя имеет право на:
- взаимодействие с другими отделами для решения оперативных вопросов;
- получение необходимых для работы сведений и материалов;
- получение рабочего места, соответствующего нормативным требованиям охраны труда.
Отдельным пунктом стоит прописать ответственность сотрудника в соответствии с административным, гражданским и уголовным законодательством, в том числе за:
- небрежное отношение к ведению и сохранности документации;
- несвоевременную отправку исходящей корреспонденции;
- разглашение коммерческой тайны организации;
- сохранность имущества на вверенной территории;
- нарушение противопожарных правил и техники безопасности.
Образцы инструкций для секретаря-референта
Типовой должностной
Скачать пример должностной инструкции данного сотрудника вы можете здесь: https://yadi.sk/i/9yB3IHNB3Tvgg8
По охране труда
С инструкцией по охране труда, подходящей для секретаря-референта, можно по следующему адресу: https://yadi.sk/i/vbp56fUW3Tvgx3
Итак, правильное оформление должностной инструкции позволяет разрешить рабочие споры и конфликтные ситуации, а также дифференцировать обязанности работника, тем самым правильно организовав работу предприятия. Именно поэтому документ должен быть составлен максимально грамотно и емко.
