Три ключевых качества секретаря-референта руководителя – это ответственность, исполнительность и организованность. Эта должность сопряжена с физической и психологической нагрузками, ненормированным рабочим днем и множеством переработок.

О том, как правильно составить должностную инструкцию секретаря-референта, и какие положения в ней следует прописать, мы сегодня и поговорим.

Должностная инструкция секретаря-референта

Как составить: общие положения

С помощью должностной инструкции можно сформулировать обязанности, права и ответственность сотрудника. В разделе «Общие положения» указывают следующую информацию:

  • порядок назначения на должность;
  • квалификационные требования к образованию и стажу;
  • перечень необходимых знаний.

Секретарь-референт принимается на работу и увольняется с нее приказом директора компании. При этом на должность назначается лицо, имеющее среднее или высшее образование, с опытом работы от 1 года или без стажа вовсе, но при условии прохождения обучения на специализированных курсах.

Секретарь-референт должен знать:

  • структуру предприятия;
  • стандарты оформления корреспонденции;
  • правила приема, учета и хранения документов;
  • деловой этикет и правила делового общения;
  • правила охраны труда.
В своей деятельности сотрудник должен руководствоваться законодательством РФ, нормативными актами организации, материалами по ведению делопроизводства и распоряжениями руководства.

Для успешного выполнения поставленных задач сотрудник должен уметь работать с современной оргтехникой и программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК, а также иметь навыки быстрого письма и чтения.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-референт и его ответственность

В данном разделе следует прописать функциональные обязанности секретаря-референта генерального директора, основными из которых являются:

  • ведение делопроизводства;
  • организация деловых поездок (оформление виз и билетов, бронирование отелей);
  • планирование и координация рабочего графика руководителя;
  • организация встреч посетителей и VIP-гостей;
  • обеспечение телефонных звонков;
  • координация получения и отправки корреспонденции;
  • осуществление работы по подготовке совещаний и переговоров;
  • ведение протоколов заседаний;
  • выполнение распоряжений и поручений руководителя.

В третьем разделе необходимо указать права работника, закрепленные законодательством РФ и указанные в коллективном договоре компании. Так, секретарь-референт руководителя имеет право на:

  • взаимодействие с другими отделами для решения оперативных вопросов;
  • получение необходимых для работы сведений и материалов;
  • получение рабочего места, соответствующего нормативным требованиям охраны труда.

Отдельным пунктом стоит прописать ответственность сотрудника в соответствии с административным, гражданским и уголовным законодательством, в том числе за:

  • небрежное отношение к ведению и сохранности документации;
  • несвоевременную отправку исходящей корреспонденции;
  • разглашение коммерческой тайны организации;
  • сохранность имущества на вверенной территории;
  • нарушение противопожарных правил и техники безопасности.

Образцы инструкций для секретаря-референта

Типовой должностной

Скачать пример должностной инструкции данного сотрудника вы можете здесь: https://yadi.sk/i/9yB3IHNB3Tvgg8

dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-referenta001

По охране труда

С инструкцией по охране труда, подходящей для секретаря-референта, можно по следующему адресу: https://yadi.sk/i/vbp56fUW3Tvgx3

dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-referenta002

Итак, правильное оформление должностной инструкции позволяет разрешить рабочие споры и конфликтные ситуации, а также дифференцировать обязанности работника, тем самым правильно организовав работу предприятия. Именно поэтому документ должен быть составлен максимально грамотно и емко.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82