Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника, четко определяя права, обязанности и зону ответственности последнего.
В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить документ, а также какие положения следует в нем прописать.
Как составить: общие положения
Первый раздел инструкции имеет название «Общие положения». В данной части документа традиционно прописываются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.
Работник приступает к исполнению своих обязанностей и освобождается от них по приказу генерального директора предприятия. При этом непосредственными руководителями сотрудника могут являться следующие должностные лица: начальник документационного обеспечения, генеральный директор, заведующий канцелярией.
Если исполнитель отсутствует на своем рабочем месте (по семейным обстоятельствам, болезни, отпуску и т.д.), то его права и обязанности переходят к другому сотруднику, назначенному по приказу директора.
Для работы на данной должности необходимо:
- иметь средне-специальное образование;
- знать делопроизводство;
- иметь стаж работы на подобной должности от 6 месяцев и больше;
- знать Microsoft Office.
Делопроизводитель должен руководствоваться в своей работе:
- законодательством РФ;
- действующей должностной инструкцией;
- уставом компании;
- внутренним трудовым распорядком и правилами организации;
- руководящими материалами и документами;
- приказами и распоряжениями руководства.
Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность
Во втором разделе необходимо указать должностные обязанности сотрудника — список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач делопроизводителя.
Основные трудовые функции секретаря с обязанностями делопроизводителя:
- регистрировать и принимать посетителей, направлять их к соответствующим сотрудникам организации;
- создавать необходимые бланки документов;
- вести регистрационные карточки сотрудников и учет необходимых документов;
- выдавать необходимые справки;
- создавать быстрый и удобный поиск в архиве;
- составлять описи оконченных дел и передавать их в архив;
- принимать и проверять документы на подпись директора;
- следить за сохранностью документации;
- выполнять приказы и распоряжения вышестоящих должностных лиц.
«Права» — третий раздел данной инструкции. Здесь необходимо составить перечень прав, которые предоставляются сотруднику для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, делопроизводитель может:
- знакомится с документами, имеющими отношение к его непосредственной работе;
- предлагать способы улучшения условий труда и новых методов мотивации;
- запрашивать у руководства необходимые сведения и документы для сотрудников и руководителей подразделений;
- требовать у непосредственного руководства оказания содействия в работе.
Следующий раздел – «Ответственность». В нем прописывается зона ответственности секретаря, в том числе:
- некачественное исполнение своих обязанностей;
- несоблюдение положений должностной инструкции;
- несоблюдение приказов и распоряжений руководства;
- разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны;
- нарушение внутренних правил, устава компании и техники безопасности;
- причинение материального ущерба предприятию.
Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Типовая инструкция
С примером типовой инструкции вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/u_VZ3iYW3U6cak
В школе
В средних образовательных учреждениях действуют инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/-63FV6oh3U6civ
В ДОУ
Чтобы найти пример документа для сотрудника детского сада, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/42r2mMxW3U6cuM
В администрации
Образец инструкции для секретаря-делопроизводителя в администрации: https://yadi.sk/i/rnf0U5KY3U6d6k
В заключение хотелось бы отметить, что некоторые работодатели не составляют должностных инструкций для своих подчиненных — они указывают в трудовом договоре функции сотрудника, игнорируя пункты о трудовых функциях, правах и ответственности. Это не запрещено законом РФ, но менее эффективно, ведь такой трудовой договор не будет включать в себя список конкретных действий, выполняемых сотрудником на данной должности. Для продуктивной работы подчиненных специалисты настоятельно рекомендуют составлять и трудовой договор, и должностную инструкцию.
