Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника, четко определяя права, обязанности и зону ответственности последнего.

В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить документ, а также какие положения следует в нем прописать.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Как составить: общие положения

Первый раздел инструкции имеет название «Общие положения». В данной части документа традиционно прописываются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.

Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

Работник приступает к исполнению своих обязанностей и освобождается от них по приказу генерального директора предприятия. При этом непосредственными руководителями сотрудника могут являться следующие должностные лица: начальник документационного обеспечения, генеральный директор, заведующий канцелярией.

Если исполнитель отсутствует на своем рабочем месте (по семейным обстоятельствам, болезни, отпуску и т.д.), то его права и обязанности переходят к другому сотруднику, назначенному по приказу директора.

Для работы на данной должности необходимо:

  • иметь средне-специальное образование;
  • знать делопроизводство;
  • иметь стаж работы на подобной должности от 6 месяцев и больше;
  • знать Microsoft Office.

Делопроизводитель должен руководствоваться в своей работе:

  • законодательством РФ;
  • действующей должностной инструкцией;
  • уставом компании;
  • внутренним трудовым распорядком и правилами организации;
  • руководящими материалами и документами;
  • приказами и распоряжениями руководства.
Каждый пункт данного раздела необходимо составлять в соответствии с правилами, особенностями и принципами компании.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность

Во втором разделе необходимо указать должностные обязанности сотрудника — список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач делопроизводителя.

Основные трудовые функции секретаря с обязанностями делопроизводителя:

  • регистрировать и принимать посетителей, направлять их к соответствующим сотрудникам организации;
  • создавать необходимые бланки документов;
  • вести регистрационные карточки сотрудников и учет необходимых документов;
  • выдавать необходимые справки;
  • создавать быстрый и удобный поиск в архиве;
  • составлять описи оконченных дел и передавать их в архив;
  • принимать и проверять документы на подпись директора;
  • следить за сохранностью документации;
  • выполнять приказы и распоряжения вышестоящих должностных лиц.

«Права» — третий раздел данной инструкции. Здесь необходимо составить перечень прав, которые предоставляются сотруднику для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, делопроизводитель может:

  • знакомится с документами, имеющими отношение к его непосредственной работе;
  • предлагать способы улучшения условий труда и новых методов мотивации;
  • запрашивать у руководства необходимые сведения и документы для сотрудников и руководителей подразделений;
  • требовать у непосредственного руководства оказания содействия в работе.

Следующий раздел – «Ответственность». В нем прописывается зона ответственности секретаря, в том числе:

  • некачественное исполнение своих обязанностей;
  • несоблюдение положений должностной инструкции;
  • несоблюдение приказов и распоряжений руководства;
  • разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны;
  • нарушение внутренних правил, устава компании и техники безопасности;
  • причинение материального ущерба предприятию.

Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Типовая инструкция

С примером типовой инструкции вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/u_VZ3iYW3U6cak

dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya001

В школе

В средних образовательных учреждениях действуют инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/-63FV6oh3U6civ

dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya002

В ДОУ

Чтобы найти пример документа для сотрудника детского сада, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/42r2mMxW3U6cuM

dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya003

В администрации

Образец инструкции для секретаря-делопроизводителя в администрации: https://yadi.sk/i/rnf0U5KY3U6d6k

dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya004

В заключение хотелось бы отметить, что некоторые работодатели не составляют должностных инструкций для своих подчиненных — они указывают в трудовом договоре функции сотрудника, игнорируя пункты о трудовых функциях, правах и ответственности. Это не запрещено законом РФ, но менее эффективно, ведь такой трудовой договор не будет включать в себя список конкретных действий, выполняемых сотрудником на данной должности. Для продуктивной работы подчиненных специалисты настоятельно рекомендуют составлять и трудовой договор, и должностную инструкцию.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82