Важнейшим условием официального трудоустройства любого россиянина является изучение и подписание должностной инструкции – важнейшего документа, отражающего функциональные обязанности сотрудника.
В этой статье вы узнаете, что собой представляет должностная инструкция делопроизводителя, а также найдете готовые варианты данного документа.
Как составить: общие положения
В «Общих положениях» — первом разделе должностной инструкции делопроизводителя – работодатели указывают:
- к какой категории работников сотрудник относится (категория технических исполнителей);
- каким образованием он должен обладать (начальным профессиональным или средним общим и специальной профильной подготовкой по установленной программе);
- каким опытом он должен обладать (как правило, без предъявления требований к стажу).
Также указывается, знаниями каких документом делопроизводитель должен обладать. Как правило, речь идет о(б):
- нормативных правовых актах, положениях, инструкциях и других материалов по ведению делопроизводства;
- основных положениях Единой госсистемы делопроизводства;
- структуры предприятия и его подразделений;
- стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
- порядка контроля за прохождением служебных материалов и документов;
- основ организации труда;
- правил эксплуатации вычислительной техники;
- основ трудового законодательства;
- норм и правил охраны труда, трудового распорядка компании, противопожарной защиты, техники безопасности и производственной санитарии.
Следующим пунктом прописывается, чем в своей работе делопроизводитель должен руководствоваться:
- действующим законодательством РФ;
- Уставом организации;
- должностной инструкцией;
- приказами и распоряжениями непосредственного руководства;
- Правилами трудового распорядка компании.
Должностные обязанности: на что имеет право делопроизводитель и его ответственность
Вторым важнейшим разделом инструкции являются «Должностные обязанности», регламентирующие трудовые функции сотрудника.
Как правило, от делопроизводителя требуется:
- прием и регистрация корреспонденции, ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения;
- передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформление регистрационных карточек;
- ведение картотеки учета прохождения документации, осуществление контроля за ее исполнением, выдача необходимых справок;
- ведение учета отправляемой и получаемой корреспонденции;
- отправка исполненной документации соответствующим адресатам;
- систематизация и хранение документов текущего архива;
- ведение работы по созданию справочного аппарата, обеспечение удобного и быстрого поиска документации;
- подготовка и сдача в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описи дел, переданных в архив;
- обеспечение сохранности проходящих служебных документов;
- соблюдение принципов внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов предприятия;
- соблюдение внутренних правил и норм охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты и техники безопасности;
- обеспечение порядка на собственном рабочем месте;
- выполнение распоряжений непосредственного руководства (в рамках, определенных трудовым договором).
В разделе «Права» рекомендуется внести следующие пункты:
- внесение на рассмотрение руководства предложений по совершенствованию работы, а также о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности сотрудников, нарушивших установленную дисциплину;
- ознакомление с документами, определяющими права и обязанности сотрудника, а также критерии оценки качества исполнения им трудовых обязанностей;
- другие права, установленный действующим законодательством о труде.
Раздел «Ответственность» в большинстве случаев является стандартным и выглядит следующим образом:
- за неисполнение/ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией (в рамках трудового законодательства РФ);
- за правонарушения, совершенные во время работы (в пределах, установленным действующим гражданским, административным и трудовым законодательством РФ);
- за причинение материального вреда/ущерба организации (в рамках действующего законодательства РФ).
Образцы должностной инструкции делопроизводителя
У делопроизводителей, трудящихся в определенных организациях, специфика работы может несколько отличаться от стандартной. Поэтому для наглядности мы ниже разместили несколько готовых вариантов инструкций.
Типовая инструкция (по профстандарту)
Скачать бланк типовой инструкции делопроизводителя в организации предлагаем здесь: https://yadi.sk/i/P3Q7t8c83TSrwg
В школе
В школе действуют документы следующего образца: https://yadi.sk/i/seMCb3Av3TSrxh
В ДОУ (в соответствии с ФГОС)
Пример должностной инструкции делопроизводителя в дошкольном образовательном учреждении (детском саду): https://yadi.sk/i/Ng_jMFbR3TSs4W
Бюджетного учреждения
Найти документ, подходящий для сотрудника бюджетного учреждения, можно по следующей ссылке: https://yadi.sk/i/U7gPkYUn3TSsUv
Делопроизводителя-кадровика
Для специалиста по кадровому делопроизводству мы разместили инструкцию по адресу: https://yadi.sk/d/PIH1l3Lm3TSspU
Секретаря-делопроизводителя
Чтобы скачать документ для секретаря-делопроизводителя, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/I1SWqBtZ3TSsxJ
Инспектора-делопроизводителя
Скачать бланк инструкции для инспектора-делопроизводителя предлагаем по ссылке: https://yadi.sk/i/oBEINIrd3TStAy
В заключение хотелось бы посоветовать провести тщательный анализ должностной инструкции перед ее утверждением – и тогда итоговый результат работы специалиста будет полностью соответствовать ожиданиям работодателя. В противном случае любое несоответствие может быть оспорено в судебном порядке.
