От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.
Как составить: общие положения
В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:
- к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
- кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
- кому работник подчиняется (заведующему архивом);
- каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
- к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).
Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:
- правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
- единой государственной системы делопроизводства;
- руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
- правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
- порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
- правил оформления актов об уничтожении документации;
- организационно-штатной структуры предприятия;
- норм ведения составления и учета отчетности;
- правил обращения со средствами коммуникации;
- основных принципов организации труда;
- правил внутреннего трудового распорядка;
- норм этики и делового общения;
- законодательства о труде;
- норм охраны труда и правил противопожарной защиты.
Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность
Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:
- создании справочной системы документов;
- отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
- контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
- приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
- обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
- шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
- разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
- создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
- подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
- слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
- контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
- выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
- составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
- использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
- разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
- оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
- инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.
В то же время архивариус вправе:
- вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
- принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
- отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
- требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
- подписывать документы в рамках собственной компетенции;
- представлять интересы организации в установленном порядке;
- получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
- обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
- получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
- вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.
Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:
- нанесение ущерба организации;
- ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
- направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
- неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
- качество ведения отчетной документации;
- нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
- последствия самостоятельных решений и действий;
- несанкционированное руководством представление интересов организации;
- нарушение норм делового общения и этикета;
- нарушение требований руководящей документации предприятия.
Образцы должностной инструкции архивариуса
Типовая инструкция
Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E
Медицинского учреждения
Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM
Образовательного учреждения
Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT
Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC
Суда
Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW
Архивариуса-делопроизводителя
Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW
Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.
