Офис-менеджер, совмещающий свою работу с функциями секретаря – должность, на которой сотруднику предстоит выполнять немало обязанностей. Этот специалист не только помогает руководителю, но и координирует деятельность многих подразделений организации. Чтобы ему было легче выполнять работу, должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря должна быть правильно составлена.

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Как составить: общие положения

Любая должностная инструкция должна содержать раздел «Общие положения». В нее входят следующие пункты:

  • категория, к которой относится сотрудник;
  • требования к образованию и стажу работы кандидата на должность;
  • в чьем подчинении находится специалист, кто из руководителей уполномочен принимать и освобождать его от занимаемой должности;
  • законы, локальные нормативные акты и инструкции, которые обязан знать сотрудник.

Менеджер офиса с совмещением обязанностей секретаря – должность, играющая важную роль на любом предприятии. Такой сотрудник относится к категории специалистов. Большинство руководителей предпочитает принимать на нее специалистов с высшим образованием и стажем работы не менее года. Во многих компаниях предъявляются и требования к знанию иностранных языков.

Для успешной работы офис-менеджер с функциями секретаря должен знать:

  • порядок оформления и хранения внутренних и других документов, относящихся к деятельности организации;
  • правила пользования переговорным оборудованием и оргтехникой;
  • требования к организации рабочего места, нормы санитарии охраны труда;
  • штатное расписание компании, особенности функционирования каждого ее подразделения;
  • правила делового этикета;
  • требования, предъявляемые к дресс-коду.
В этом подразделе нужно постараться учесть все знания и персональные навыки, необходимые специалисту в работе. Как правило, он находится в непосредственном подчинении первого лица организации.

Должностные обязанности: на что имеет право сотрудник и его ответственность

Должностная инструкция офис-менеджера, который одновременно является и секретарем организации, содержит пункты о его правах, обязанностях и персональной ответственности.

Обязанности менеджера офиса с функциями секретаря:

  1. осуществление организации документооборота внутри компании;
  2. координация работы руководителя и всех подразделений в пределах предоставленных полномочий;
  3. информирование директора о недостатках в организации работы фирмы, а также нарушениях внутренних правил распорядка.
  4. контроль исполнения приказов руководства нижестоящими сотрудниками;
  5. подготовка проведения заседаний, собраний и других внутренних мероприятий.

Офис-менеджер с функциями секретаря имеет право на:

  • принятие самостоятельных решений, находящихся в пределах его компетенции;
  • получение доступа к информации, необходимой для выполнения своих обязанностей;
  • подготовку и вынесение на рассмотрение руководства рационализаторских предложений;
  • своевременное получение заработной платы и премии за свой труд, которые предусмотрены коллективным договором;
  • невыполнение поручений и обязанностей, которые противоречат закону или могут повлечь причинение вреда здоровью.

Кроме прав и обязанностей сотрудника, необходимо зафиксировать пределы его ответственности. Такой специалист не только помогает руководителю в работе, но и выполняет определенные руководящие функции. В связи с этим его ответственность значительно увеличивается.

Офис-менеджер с функциями секретаря отвечает за:

  • ущерб, который причинен работодателю в результате противоправных действий или недобросовестности;
  • разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну компании;
  • игнорирование правил санитарии, норм противопожарной безопасности и внутреннего распорядка;
  • выполнение своих обязанностей несвоевременно или ненадлежащим образом.

Образец должностной инструкции

Скачать образец рабочей инструкции офис-менеджера с функциями секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/KboPAuRM3TmdUP

dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera-s-funkciyami-sekretarya001

От качественной работы офис-менеджера, совмещающего свою работу с функциями секретаря, во многом зависит успешная деятельность коллектива. Если составить ее грамотно, у сотрудника не возникнет вопросов, что входит в круг его обязанностей и на что он имеет право. Чем подробнее расписать все особенности этой должности, тем эффективнее будет работа компании.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82