Должность инспектора (специалиста) по кадрам присутствует практически на каждом предприятии. Даже если в штатном расписании нет отдельно выделенной вакансии, кто-то из работников выполняет должностные обязанности данного сотрудника, поскольку без учета, хранения и оформления трудовой документации невозможно нормальное функционирование компании.
В связи с распространенностью этой профессии возникает необходимость определения круга требований к специалистам, выполняющим ее задачи, спектр обязанностей и ответственности, которые прописываются в должностной инструкции инспектора по кадрам.
Как составить: общие положения
Законодательством не установлены требования к составлению должностной инструкции, поэтому будет достаточно придерживаться общего плана оформления этого документа, следуя традициям делопроизводства.
Первым разделом инструкции всегда является блок «Общие положения», в котором специалиста информируют о:
- порядке его принятия и освобождения от должности;
- необходимом уровне образования (как правило, соискатель должен иметь среднее профессиональное без стажа работы, либо начальное профессиональное с опытом работы и специальной профессиональной подготовкой);
- непосредственном начальнике с указанием его ФИО и занимаемой должности.
Во время своей рабочей деятельности сотрудник должен руководствоваться нормативной документацией, касающейся вопросов учета и движения персонала, уставом организации, методическими пособиями по кадровым вопросам и положениями внутреннего трудового распорядка.
Также в этом блоке приводится перечень знаний, которыми обязан владеть сотрудник. Как правило, речь идет о:
- трудовом праве, правилах и нормах охраны труда;
- законодательно-нормативных правовых актах, касающихся кадровых вопросов;
- структуре организации;
- порядке оформления, ведения, хранения трудовых книжек;
- порядке учета движения персонала и оформление соответствующей документации и др.
Должностные обязанности: на что имеет право инспектор по кадрам и его ответственность
Следующий блок инструкции предусматривает не только стандартные обязанности и права, характерные для специалиста именной этой должности, но и те, которые связаны со спецификой конкретного предприятия. При этом данный список может меняться в зависимости от должности, которую работник он занимает (старший/младший инспектор и т.п.).
К стандартным должностным обязанностям данного специалиста можно отнести:
- учет кадрового состава компании и ее подразделений с помощью унифицированной первичной формы документации;
- документальное оформление приема, увольнения, перевода в другой отдел работника в соответствии с различными правовыми актами;
- ведение личного дела каждого сотрудника;
- подготовку материалов для разного рода комиссий (квалификационных, аттестационных, конкурсных) и представление служащих к поощрениям;
- внесение актуальной информации в банк данных предприятия о количественном и качественном составе персонала;
- учет предоставления отпусков;
- осуществление контроля над составлением и соблюдением графиков отпусков;
- подготовку документов, у которых истек срок хранения, к сдаче в архив;
- принятие необходимых мер по сохранению коммерческой тайны и персональных данных сотрудников;
- контроль трудовой дисциплины и правил распорядка предприятия.
Права инспектора по кадрам заключаются в(о):
- ознакомлении им с проектами решениями руководства организации, касающимися деятельности предприятия;
- внесении предложений по улучшению рабочего процесса;
- получении от руководителей всех подразделений необходимых сведений и документов, необходимых для осуществления своих должностных полномочий.
Должностная инструкция инспектора завершается блоком об ответственности сотрудника. Как правило, документ предусматривает ответственность за:
- невыполнение (или за ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;
- совершение неправомерных действий, за которые предусмотрена административная, уголовная или гражданская ответственность;
- причинение материального вреда компании.
Образцы должностной инструкции инспектора по кадрам
Типовая (профстандарт)
Скачать образец примерной должностной инструкции специалиста по кадрам вы можете здесь: https://yadi.sk/i/IKMgC0Bb3Tsud8
Старшего
Чтобы найти инструкцию, предназначенную для старшего сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/VlWbYkb23TsvM9
Ведущего
По следующей ссылке мы разместили документ для ведущего инспектора: https://yadi.sk/i/vwulCp423Tsvcb
В школе
В школах действуют инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/KNj3bdxO3TsvwF
В бюджетном учреждении
В бюджетных учреждениях рекомендуется использовать инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/ceVYBfUN3Tsw97
Основным требованием к подготовке должностной инструкции является четко сформулированный спектр обязанностей и требований, предъявляемых к инспектору по кадрам. При этом документ утверждается генеральным директором организации и является обязательным к ознакомлению специалистом, который должен дать свое письменное согласие в виде подписи.
