В последнее время вакансия специалиста по закупкам стала все больше мелькать на сайтах поиска работы. Однако далеко не каждый соискатель правильно понимает, что из себя представляет работа в этой должности, и что обязан знать сотрудник, занимающийся закупками.
О том, какие положения содержатся в должностной инструкции специалиста по закупкам, и как ее правильно составить, мы сегодня и поговорим.
Как составить: общие положения
Должность специалиста в сфере закупок по-другому именуется менеджером по снабжению и является сравнительно «молодой» на рынке труда. Суть работы этого специалиста заключается в том, чтобы обеспечивать предприятие необходимыми товарами или сырьем.
Текст стандартной должностной инструкции начинается с раздела «Общие положения» и включает в себя базовые требования, предъявляемые работнику в должности снабженца:
- уровень образования и возраст;
- опыт работы;
- практические навыки;
- знание законодательства (трудового и связанного с его деятельностью), а также внутренних актов предприятия.
Кроме того, в общих положениях инструкции содержатся основные кадровые моменты: как специалист назначается на должность и освобождается с нее, кому непосредственно подчиняется, какое место занимает в структуре организационно-штатного расписания предприятия, кто будет его замещать на время отсутствия и др.
Должностные обязанности: на что имеет право специалист по закупкам и его ответственность
Раздел должностной инструкции «Обязанности» определяет:
- перечень задач, которые специалист должен решать, сотрудничая с поставщиками, клиентами и партнерами;
- по каким вопросам должен взаимодействовать с другими сотрудниками предприятия;
- какие полномочия относятся исключительно к функциям специалиста по закупкам, и только он может их выполнять;
- правила, по которым работник должен отчитываться по выполненной работе;
- круг обязанностей сотрудника при выполнении приказов руководителей.
Практические обязанности данного специалиста обширны, поскольку возлагаемых на него трудовых функций несколько. Основной из них является предварительный сбор информации о потребностях, ценах на товары, работы и услуги. Сюда включаются такие обязанности, как:
- обработка и анализ данных о ценах на товары, работы, услуги;
- подготовка и направление приглашений к контрагентам с целью определения поставщика, подрядчика или исполнителя;
- определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;
- обработка и хранение информации и документов, полученных от контрагентов.
Не менее важна подготовка закупочной документации для участия в тендерах. Для осуществления этой функции на специалиста по закупкам возлагаются обязанности по:
- подготовке требований к закупке;
- составлению закупочной документации;
- размещению закупки в единой информационной системе;
- проведению торгов.
Отдельно стоит выделить анализ результатов закупки и подписание контракта. На этом этапе работник должен:
- определить победителя в закупке;
- заключить с ним контракт (урегулировав все спорные моменты);
- составить документы по приемке;
- проконтролировать процесс поставки товаров или выполнения работ, оказания услуг.
Права специалиста по закупкам не имеют специфики. В инструкции должны содержаться неотъемлемые права работника, занимающегося менеджментом:
- обсуждать проекты решений руководства компании и участвовать в совещаниях по этому поводу;
- уточнять у непосредственного руководителя суть данных поручений;
- выполняя поручение руководителя, запрашивать у коллег необходимую для работы информацию и документы;
- знакомиться с проектами решений руководства, непосредственно связанными с выполняемой им функцией и предлагать руководству улучшить организацию своего труда;
- вправе вносить любые предложения на рассмотрение руководителю, касающиеся его деятельности.
Отдельным разделом следует прописать круг ответственности специалиста. Как правило, сотрудник отвечает за:
- выполнение закупочного плана на каждый месяц и его обеспечение;
- выполнение правил внутреннего распорядка и соблюдение стандартов дисциплины;
- совершение сделок в рамках своей компетенции, подписание договоров;
- соблюдение требований пожарной безопасности, правил техники безопасности;
- выполнение всех поручений руководства и издаваемых им указаний, инструкций, распоряжений, других актов.
За несоблюдение указанных положений на работника должны налагаться меры правового воздействия:
- административная ответственность за разглашение корпоративной тайны, которую предприятие относит к таковой в специальных документах (является собственностью организации);
- материальная ответственность по нормам гражданского права за нанесение ущерба имуществу предприятия или его деловой репутации;
- дисциплинарная ответственность за пренебрежительное отношение к своим должностным обязанностям, закрепленным в должностной инструкции и действующих законодательных актах Российской Федерации.
Образцы должностной инструкции
Типовая
С примером типовой инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/ZjtX3mD-3ULaQ4
Бюджетного учреждения
По следующей ссылке мы разместили инструкцию для сотрудника бюджетного учреждения: https://yadi.sk/i/igjIA0_l3ULaST
Ведущего специалиста
Трудовые функции ведущих специалистов выглядят так: https://yadi.sk/i/YVGlhma93ULaik
Важно не только подробно составить текст должностной инструкции, но и подписать этот документ у руководителя предприятия, а затем ознакомить с ним сотрудника под роспись. В противном случае инструкция будет считаться недействительной.
