Офис-менеджер, совмещающий свою работу с функциями секретаря – должность, на которой сотруднику предстоит выполнять немало обязанностей. Этот специалист не только помогает руководителю, но и координирует деятельность многих подразделений организации. Чтобы ему было легче выполнять работу, должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря должна быть правильно составлена.
Как составить: общие положения
Любая должностная инструкция должна содержать раздел «Общие положения». В нее входят следующие пункты:
- категория, к которой относится сотрудник;
- требования к образованию и стажу работы кандидата на должность;
- в чьем подчинении находится специалист, кто из руководителей уполномочен принимать и освобождать его от занимаемой должности;
- законы, локальные нормативные акты и инструкции, которые обязан знать сотрудник.
Менеджер офиса с совмещением обязанностей секретаря – должность, играющая важную роль на любом предприятии. Такой сотрудник относится к категории специалистов. Большинство руководителей предпочитает принимать на нее специалистов с высшим образованием и стажем работы не менее года. Во многих компаниях предъявляются и требования к знанию иностранных языков.
Для успешной работы офис-менеджер с функциями секретаря должен знать:
- порядок оформления и хранения внутренних и других документов, относящихся к деятельности организации;
- правила пользования переговорным оборудованием и оргтехникой;
- требования к организации рабочего места, нормы санитарии охраны труда;
- штатное расписание компании, особенности функционирования каждого ее подразделения;
- правила делового этикета;
- требования, предъявляемые к дресс-коду.
Должностные обязанности: на что имеет право сотрудник и его ответственность
Должностная инструкция офис-менеджера, который одновременно является и секретарем организации, содержит пункты о его правах, обязанностях и персональной ответственности.
Обязанности менеджера офиса с функциями секретаря:
- осуществление организации документооборота внутри компании;
- координация работы руководителя и всех подразделений в пределах предоставленных полномочий;
- информирование директора о недостатках в организации работы фирмы, а также нарушениях внутренних правил распорядка.
- контроль исполнения приказов руководства нижестоящими сотрудниками;
- подготовка проведения заседаний, собраний и других внутренних мероприятий.
Офис-менеджер с функциями секретаря имеет право на:
- принятие самостоятельных решений, находящихся в пределах его компетенции;
- получение доступа к информации, необходимой для выполнения своих обязанностей;
- подготовку и вынесение на рассмотрение руководства рационализаторских предложений;
- своевременное получение заработной платы и премии за свой труд, которые предусмотрены коллективным договором;
- невыполнение поручений и обязанностей, которые противоречат закону или могут повлечь причинение вреда здоровью.
Кроме прав и обязанностей сотрудника, необходимо зафиксировать пределы его ответственности. Такой специалист не только помогает руководителю в работе, но и выполняет определенные руководящие функции. В связи с этим его ответственность значительно увеличивается.
Офис-менеджер с функциями секретаря отвечает за:
- ущерб, который причинен работодателю в результате противоправных действий или недобросовестности;
- разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну компании;
- игнорирование правил санитарии, норм противопожарной безопасности и внутреннего распорядка;
- выполнение своих обязанностей несвоевременно или ненадлежащим образом.
Образец должностной инструкции
Скачать образец рабочей инструкции офис-менеджера с функциями секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/KboPAuRM3TmdUP
От качественной работы офис-менеджера, совмещающего свою работу с функциями секретаря, во многом зависит успешная деятельность коллектива. Если составить ее грамотно, у сотрудника не возникнет вопросов, что входит в круг его обязанностей и на что он имеет право. Чем подробнее расписать все особенности этой должности, тем эффективнее будет работа компании.
