Командировки — необходимая часть рабочего процесса во многих сферах деятельности. Каждый работник во время командировки может тратить либо ранее выданный аванс, либо собственные средства, которые будут впоследствии возмещены компанией. В любом случае, командировочные расходы сопровождаются определенной документацией, которая упорядочивает данный процесс. Читайте инструкцию как заполняется карточка выдачи средств индивидуальной защиты на этой странице.

Работодатель обязан оплачивать командировочные расходы своим работникам
Работодатель обязан оплачивать командировочные расходы своим работникам

Что входит в суточные командировочные расходы?

Как следует из названия, суточные командировочные расходы возмещаются сотруднику за каждый день, который он проводил в поездке. Каждый работодатель обязан оплатить работнику дорожные расходы, а так же съем жилья на время командировки. Однако, помимо этого, в суточные так же входит плата за питание и общественный транспорт (расходы на такси в расчет не берутся). Каждый работодатель сам определяет денежный размер суточных, которые получит сотрудник.

Норма

В 2015 году так же не существует стандартов, по которым определяют норму командировочных расчетов — все зависит от работодателя. Что касается суточных расходов, то они нормативно закреплены только для работников государственных организаций. Суточные выплачиваются не только за рабочие, но так же за выходные и праздничные дни. Размер суточных может быть любым, однако необходимо помнить, что, превышая определенную сумму, суточные будут облагаться налогом. Ознакомиться с обзором нормы выдачи спецодежды по профессиям можно здесь.

Если говорить о военнослужащих, то на территории РФ суточной нормой командировочных расходов являются 300 рублей в сутки. К этой сумме прибавляются 100 рублей на питание. В случае, если военнослужащий заболеет во время поездки, он все равно должен получать суточные (за исключением случаев, если он не лежит в больнице).

Командир воинской части имеет право потребовать увеличение суточной нормы командировочных, если такая надобность возникнет.

Налогообложение

Как было выше сказано, при превышении суточными нормативно установленной суммы, они облагаются налогом. На территории РФ этой суммой является 700 рублей, а за рубежом — 2500 рублей. Выплаты выше указанных норм облагаются НДФЛ (налог на доход физических лиц). Читайте обзор норм СанПин для детских садов.

Командировка может длиться всего один день и тогда расходы не являются суточными. Но налоги будут удерживаться по тем же критериям.

Как рассчитать?

Для расчета командировочных расходов работник должен предоставить документацию, подтверждающую целесообразность трат.

Далее бухгалтер предприятия должен провести расчет расходов. Расчет проводится по дебету (сумма, которая была выдана на руки сотруднику) и кредиту (сумма, которую сотрудник потратил во время командировки). Ознакомиться с видами климатических зон, расположенных на территории России здесь: https://specworkgid.ru/baza-znanij/spravochnaya-informaciya/kakae-klimaticheskie-zony-raspologayutsya-na-territorii-rossii.html.

Проводки могут иметь совершенно разный характер. Бухгалтер может делать проводку как по возмещению работником затрат из собственной заработной платы, так и по возмещению расходов через личный счет работодателя.

Работодатель имеет право отказать в возмещении расходов, если они не были связаны с командировкой
Работодатель имеет право отказать в возмещении расходов, если они не были связаны с командировкой

Работодатель имеет право не принять расходы, которые, по его мнению, не были связаны с целью командировки. В таком случае работник должен возместить эти расходы самостоятельно.

В случае, если целью командировки было посещение какого-либо развлекательного места, то данные затраты тоже должны быть компенсированы.

Таким образом, благодаря сделанным бухгалтерским проводкам можно с точностью рассчитать количество потраченных денежных средств.

Возмещение

В случае бюджетных организаций, лимит командировочных расходов установлен законодательно. Таким образом, за жилье компенсация составляет не более 550 рублей (в случае, если были предоставлены соответствующие документы). Суточные составляют 100 рублей в сутки. Стоимость проезда в поезде не должна превышать стоимость вагона-купе. Если сотрудник пользуется услугами авиалиний, то компенсируется билет эконом-класса. Расходы на проезд работник должен подтвердить, предоставив билеты на транспорт, которым он пользовался. Читайте обзор видов и характеристик спецобуви .

Когда работник регистрируется в гостинице, он должен указывать не свое имя, а юридическое наименование организации, от которой он поехал в командировку.

Затраты на бронирование так же входят в командировочные расходы. В суточные включаются расходы на питание, однако питание в гостинице отдельно не оплачивается. Работник не должен предоставлять документы для возмещения суточных расходов.

Не более чем через три дня после возвращения, работник должен предоставить авансовый отчет о потраченных денежных средствах. Если от командировочных осталась какая-либо сумма, работник должен вернуть её в кассу предприятия.

К авансовому отчету должны быть представлены такие документы, как: приказ о командировке, командировочное удостоверение, копия загранпаспорта со штампами, подтверждающими пересечение границы, билеты на транспортные средства, счёта-фактуры (оформляются в гостиницах), прочие документы, подтверждающие расходы, связанные с рабочим процессом. В 2015 году пропала необходимость в оформлении командировочного удостоверения.

В командировке сотрудник может пользоваться услугами переводчика, расходы на которого также должна компенсировать организация.

Образец заявления

Перед командировкой сотрудник должен написать заявление на получение денег под отчет. В данном заявлении указываются сроки командировки, а так же сумма, которую необходимо выделить на командировочные расходы. Заявление подписывается главным бухгалтером, руководителем организации и человеком, планирующим отправиться в командировку.

На фото образец заявления на командировочные расходы
На фото образец заявления на командировочные расходы

Видео

Смотрите видео-ролик о командировочных расходах:

Командировки становятся частым явлением в жизни большинства людей. В течение командировки необходимо сохранять всю документацию, которая необходима для бухгалтера организации. Нужно уметь разбираться в процессе возмещения расходов, чтобы в последствии не пришлось платить из своего кармана.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам трудового права и защите прав работника и работодателя, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82