Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.
В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.
Как составить: общие положения
В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:
- к какой категории сотрудник принадлежит;
- кому он подчиняется;
- кем назначается и освобождается от должности;
- кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.
Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.
Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:
- организационной структуры;
- норм делового общения;
- организации делопроизводства;
- основ гражданского и трудового законодательства;
- правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
- прикладных программ;
- машинописи;
- правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.
Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:
- действующим законодательством;
- уставом предприятия;
- руководящей документацией предприятия;
- приказами и распоряжениями руководства;
- собственной должностной инструкцией.
Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность
Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:
- прием посетителей;
- прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
- получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
- проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
- осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
- составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
- подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
- организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
- контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
- формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
- выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:
- принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
- отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
- предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
- получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
- направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
- информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
- получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.
В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:
- несанкционированное представление интересов организации;
- результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
- ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
- нарушение требований руководящей документации предприятия;
- неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
- причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
- нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
- нарушение норм делового общения.
Образцы должностной инструкции секретаря
В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.
Секретаря руководителя (по профстандарту)
Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW
Секретаря-делопроизводителя
По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8
Секретаря-референта
Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt
Офис-менеджера с функциями секретаря
Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi
Учебной части
В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:
- школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2
- колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB
- техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx
Секретаря-машинистки
Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6
Судебного заседания
С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa
Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt
Пресс-секретаря
Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3
Ученого
По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq
Ответственного секретаря газеты
Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ
Приемной
Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me
Секретаря-администратора
По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7
Корпоративного секретаря акционерного общества
Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN
Комиссии по делам несовершеннолетних
Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV
ДОУ
В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s
Деканата
Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB
Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.
