Практически в каждой крупной компании проводятся совещания или видеовстречи. Где-то ежедневные, в других — еженедельные. Но из-за их неправильной организации, часто это получается пустая трата рабочего времени для всего персонала. Совещание длительностью всего на 1 час позволяет заменить продолжительные недельные переписки с каждым сотрудником. Но это актуально, если организация правильная, и если поднимаемые на совещании вопросы — действительно помогут в дальнейшей организации рабочего процесса.
Так что такое совещание, какие форматы их проведения существуют, как к ним подготовиться правильно?
Общие сведения о рабочих совещаниях
Совещание — это встреча с персоналом, на которой обсуждаются рабочие моменты, выбираются новые векторы развития, обмен идеями. Всё то, что можно и необходимо обсудить, решается именно на таких собраниях.
Зачем нужны совещания? С их помощью решаются следующие вопросы:
- Информирование о всех новостях, нововведениях в компании, интегрированных правилах.
- Синхронизация действия между управляющим и исполнительным составом. Именно на таких собраниях директор или ответственный менеджер высшего звена осознает текущее положение дел в компании. Не на уровне документальных отчетов, а через общение с сотрудниками, которым в дальнейшем и ставятся все рабочие задачи.
- Выбор вектора дальнейшего движения или развития. Независимо от того, какая основная специализация компании.
- Мотивационная цель. Но это возможно только в тех случаях, если управляющие обладают должными умениями, лидерскими качествами.
Ну и это возможность просто наладить взаимоотношения в коллективе. Команда обязательно должна быть сплоченной, эффективной, целеустремленной. Совещание то, где можно налаживать такие контакты. И это происходит условно без отрыва от рабочих задач.
Переоценить значение совещаний в организации практически невозможно. Самое главное: каждое такое собрание должно быть правильно организованным, подготовленным. Без всего этого утренние встречи — бессмысленные. И не стоит делать так, что за организацию всегда будет ответственен единый человек. Заниматься подготовкой должны разные команды, сотрудники. Чтобы формат проводимых встреч регулярно менялся.
Виды и форматы совещаний
Условно все сборы можно разделить на 2 крупных формата:
- Офлайн. То есть встреча, и обсуждение рабочих задач организовывается в рамках конференц-зала.
- Онлайн. Встреча — по видеосвязи, например, через Zoom.
Практика показывает, что офлайн-встречи — более продуктивные. А онлайн стоит оставить для тех ситуаций, когда организовать встречу в зале или в комнате переговоров по каким-либо причинам невозможно. Или же если специфика работы компании таковая, что работа с клиентами ведется удаленно.
По формату поставленных целей, совещания делятся на:
- Малая группа. Основная цель — информирование.
- Малая группа. Основная цель — организация «мозгового штурма».
- Большая группа. Основная цель — информирование. В этом случае организовывается конференция.
- Большая группа. Основная цель — решение «проблем». Подразумевает проведение так называемой «фасилитации».
Нужно учесть, что рассмотренные виды и форматы совещаний — условные. Какого-то строго порядка для проведения сборов нет. Есть только базовые рамки, которых следует придерживаться, чтобы встреча получилась наиболее эффективной и действенной.
Как правильно подготовиться
Основные правила проведения совещаний и подготовки к ним:
- Составить план. Необходимо сформировать структуру мероприятия. По возможности — установить временные рамки на решение того или иного вопроса. Если уложиться за это время не удается, то такой вопрос оставляют напоследок. Или же переносят его на будущую встречу.
- Подготовить список сотрудников, которые будут приглашены на встречу. И выделить, кто из них — целевой. Например, если встреча проводится для составления финансового плана, то одним из ключевых сотрудников будет главный бухгалтер (или весь бухгалтерский отдел).
- Провести рассылку с приглашениями. Любым удобным образом. И целевых сотрудников нужно заблаговременно ознакомить с тем, какие вопросы будут подниматься на встрече. Не лишним будет напомнить, чтобы все взяли с собой блокнот, ручку, чтобы зафиксировать основные тезисы или задачи, которые прозвучат на совещании.
- Подготовить документы и прочие материалы, которые могут понадобиться на встрече. Сюда же относятся и презентационные материалы, если формат подразумевает их использование.
И ещё желательно предварительно провести анализ предыдущего проведенного собрания. В частности, нужно обратить внимание на допущенные ошибки, попытаться выяснить причину их возникновения, сделать предложения по их решению.
И самое главное: в каждом собрании должен быть председатель. Это своего рода «ведущий», который и помогает следовать заранее составленной структуре встречи.
Какая оптимальная продолжительность совещания? Если опираться на опыт коучей, то промежуток с 15 до 45 минуты — самые продуктивные. Остальное время лучше оставить на информирование, на решение менее важных вопросов. Соблюдение таймингов — важно.
Распространенные ошибки
Самые распространенные ошибки, которые допускают при организации сборов:
- слишком формальная организация, четкое следование заранее принятой структуре;
- отсутствие отклика от аудитории: каждому необходимо дать право голоса, сделать свои предложения;
- не использовать документы, дополнительные материалы;
- нет четкого плана;
- однобокое освещение вопросов, то есть когда поднимаются одни и те же самые темы.
Не следует забывать о комфорте участников. Современная методика проведения совещаний подразумевает, что во время встречи следует придерживаться неформальных взаимоотношений. То есть участники должны понимать своё равноправие и, при необходимости, пользоваться этим. Независимо от своей текущей должности, положения в компании и так далее.
Где лучше проводить
Где лучше всего проводить такие встречи? Во многом зависит от количества участников, а также от материальных возможностей компании, основного профиля работы. Логично ведь, что в фирмах, занимающихся маркетингом и сельским хозяйством, формат совещаний будет разным.
Общие рекомендации, где проводят и как подготовиться совещанию, следующие:
- Это должно быть фиксированное место, типа конференц-зала или даже кабинет директора.
- Проводить лучше в утренние часы, перед началом основного рабочего дня.
- Всегда начинать в одно и то же время, без задержек, опозданий.
- Для небольших групп лучше всего подходят конференц-залы, для крупных — аудиторские или с помощью программ для видеоконференций.
Все равно гораздо важнее не то, где будет проходить встреча, а как она будет организована, и какой структуры будут придерживаться.
Заключение
Дополнительные советы как организовать совещание и сделать встречу более продуктивной, эффективной:
- Хвалить сотрудников.
- Добавлять эдакие «лирические отступления».
- Вести протокол совещания и в дальнейшем дать возможность всем сотрудникам с ним ознакомиться. Можно даже использовать стенгазету: формат до сих пор себя оправдывает.
Самое главное: не нужно злоупотреблять встречами. Их нужно проводить по мере производственной необходимости. Если нет вопросов, которые нужно поднимать среди сотрудников, то и в сборах нет особой необходимости.
